“De testroutine die CEPO meebracht, zien wij als een succesfactor”

De Zuid-Limburgse woningcorporatie Weller werkt voortdurend aan het vergroten van de operational excellence en aan de customer intimacy. Weller implementeerde in dat kader het afgelopen jaar Dynamics Empire van Cegeka-dsa. Een terugblik op een geslaagde implementatie.

‘’De grootste uitdaging voor ons is voldoen aan de nieuwe woningwet’’, zegt Manager Financiën en ICT Frank Laux, die daarmee gelijk de implementatie van Dynamics Empire in de juiste context plaatst. Samen met zijn collega, ICT-adviseur Hans Kikken, vertelt hij over de migratie van Omega/AX naar Dynamics Empire.

Één ”bron van waarheid”

Inmiddels is Weller – na een implementatieperiode van elf maanden – sinds december 2015 live met Dynamics Empire. Op de vraag of ze de operational excellence-ambities al waarmaken, zegt Hans: ‘’We zijn net live en we hebben nog wat post-conversie inhaalwerk te doen, maar we zien nu al dat het op één plek registeren van data zijn vruchten afwerpt. In ons oude modulaire systeem leidde een werkstroom ons door de modules. Met Dynamics Empire registreer je data centraal op één plek, waardoor we nu één “bron van waarheid” hebben.’’

BITE

Het implementatietraject van Dynamics Empire luisterde intern naar de naam BITE. In eerste instantie had de naam alleen een symbolische betekenis. ‘’Het staat voor ‘ergens je tanden inzetten’ en verder bekt een korte naam intern wel lekker’’, zegt Hans. ‘’We gebruikten het ook voor implementatie-gerelateerde evenementen, zoals een BITE-evenement met marktkramen waar key-users op informele manier collega’s informeerden over wat komen zou gaan.’’ Frank knikt instemmend en vult aan: ‘’We hebben veel geïnvesteerd in communicatie en het creëren van draagvlak bij medewerkers. Het is belangrijk om telkens te vertellen waarom we het doen, waarom we voor dit traject kiezen.

Zie het als een verzekering, we wilden 100% zekerheid

Een implementatie van een nieuw ERP is beslist geen ‘walk in the park’. Voor iedereen is het hard werken, maar door goed te communiceren was het einddoel voor iedereen helder. We hebben de projectorganisatie ook voldoende breed en bottom-up opgetuigd, zodat de adoptie van het nieuwe systeem eigenlijk al tijdens de implementatie zijn beslag kreeg.’’

Extra testen

De testroutine die CEPO met zich meebracht, zien wij ook als een succesfactor van een succesvolle implementatie.

De acceptatiefase hebben we gedaan onder begeleiding van testspecialist CEPO. Zie het als een verzekering, we wilden 100% zekerheid en je weet pas achteraf of de extra werkzaamheden allemaal noodzakelijk waren. De testroutine die CEPO met zich meebracht, zien wij ook als een succesfactor van een succesvolle implementatie. Met één druk op de knop heb je een volledige testrapportage en weet je waar je aandacht aan moet besteden.’’

Tips

Met de implementatie-ervaring nog vers in het geheugen, hebben Frank en Hans op de valreep nog wat tips en aanbevelingen voor andere woningcorporaties. ‘’Neem aan de voorkant iets meer tijd, maar ga ook sneller inhoudelijk en meer ‘agile’ aan de slag. Niet te lang droogzwemmen, maar sneller voelen hoe het water voelt.

Zorg voor goede testbegeleiding, dat is cruciaal voor het eindresultaat.

Stuur op resultaat in plaats van op het proces. Dat is moeilijk, maar je oogst de voordelen als je live gaat. Zorg voor goede testbegeleiding, dat is cruciaal voor het eindresultaat. Maak gebruik van het train de trainer-concept en geef je medewerkers de ruimte en vrijheid.’’

Lees hier het hele artikel

Bron: cegeka-dsa

Chris Klomp

Author Chris Klomp

Chris is Business & IT consultant en professional Scrummaster bij CEPO. Meer informatie is terug te vinden op mijn LinkedIn profiel.

More posts by Chris Klomp