Abrona: “Iets bereiken, dat gaat makkelijker met elkaar”

Door 07/03/2017Klanten

“Het idee is dat je met elkaar meer kunt berijken”. Dit is de tekst van een tegeltje van Cor de Jong, cliënt bij Abrona. Cor werkt bij de ateliers van Abrona en zijn werkdag op het atelier bestaat uit het maken van tegeltjes met zelfgemaakte teksten en ontwerpen.

Abrona, zorgorganisatie voor mensen met een verstandelijke beperking in Utrecht, heeft dit bij de aanschaf en implementatie van een nieuw ECD omarmd en in de praktijk gebracht samen met Testspecialist CEPO.

Vanaf het allereerste moment in de aanloop naar aanschaf van het nieuwe ECD zijn cliënten, familie en medewerkers uit de zorg betrokken. Abrona wilde een aanpak waarin alle betrokkenen gelijke partners zouden zijn en besloot tot een transparant traject waar cliënten en professionals in de lead zijn.
Je kunt wel een mooi softwaresysteem selecteren en implementeren waarbij alle functionaliteiten werken, maar de belangrijkste vraag is; Kunnen de medewerkers er efficiënt hun dagelijkse werk mee doen? Voor Abrona is het heel belangrijk dat de eindgebruikers bepalen of het systeem ook echt gaat werken in de praktijk.

Gezamelijke ambitie

Het begon als een toevallige ontmoeting tussen Robert Rietveld, Projectleider ECD bij Abrona, en Michel van Nieuwstadt testcoördinator bij CEPO. Zij kwamen elkaar tijdens een fietsreis en een beklimming van de Italiaanse berg de Stelvio tegen.  Deze ontmoeting is ontwikkeld tot een gezamenlijke inzet en ambitie; bedrijfsprocessen in kaart brengen met eindgebruikers en als ambitie “hogerop klimmen”.

“Zonder de betrokkenheid van CEPO, is veel meer de softwareleverancier aan zet” aldus Robert. Zij bepalen wat mogelijk is kijkende vanuit de functionaliteiten van de applicatie en houden minder rekening met de wensen en eisen van de eindgebruikers. CEPO maakt met gestructureerd testen zichtbaar of het systeem ook echt werkbaar is voor medewerkers uit de directe zorg.

De aanpak

CEPO maakt gebruik van de online testtool TestMonitor. Voor Abrona waren meerdere aspecten van TestMonitor van groot belang; Ten eerste dat het een ondersteunend programma is voor de medewerkers in de zorg. Petra Vendrig, persoonlijk begeleider bij Abrona, heeft de testtool zeker zo ervaren; “Testen met TestMonitor is erg gemakkelijk, door middel van de smileys kun je aangeven of iets werkt of niet. Met behulp van TestMonitor wordt je door het nieuwe ECD heen geleid. Je ontdekt knelpunten in het pakket veel eerder en belangrijker in een eerder stadium van het project” Wat dus verrassingen tijdens livegang verkleint.

Ook het werken met één centraal issuemanagement, waardoor duidelijk is waar vooral de knelpunten in het proces liggen, was een belangrijk component voor Abrona in de keuze voor TestMonitor. Inzicht in het issuemanagement is belangrijk voor de projectleider of stuurgroep. Zo zien zij direct welke type issues er worden geregistreerd. Gaat het om bedrijfsvoering of zijn het softwarefouten, of blijkt het dat een bepaalde inrichtingskeuze in de praktijk niet werkt?
Bijkomend voordeel van TestMonitor is dat een issue één eigenaar kent. Dat komt de voortgang ten goede. Mochten er issues te lang blijven liggen dan wordt je hier door de testcoördinator op gewezen.

CEPO gaat samen met de softwareleverancier en de klant in overleg om consensus te bereiken over de oplossing van het issue. Ook dit bevordert de voortgang en maakt dat conflicten vermeden worden.

Constante verbetering

De samenwerking tussen CEPO en Abrona is er vooral op ingezet de werkprocessen en de manier waarop Abrona werkt in kaart te brengen en dit te testen, oftewel integratietesten. Door deze manier van testen krijgt Abrona beter inzicht in de verbinding tussen de verschillende afdelingen. Welke werkwijze wordt gehanteerd, wat zijn de consequenties van handelingen in het ECD voor een afdeling en wat heeft die input voor een andere afdeling te maken? Door deze vragen te stellen, blijft men continu nadenken of de werkwijze nog wel de juiste is wat de efficiëntie ten goede komt. In de praktijk blijkt dat dit een dialoog op gang brengt binnen de interne afdelingen en dat bedrijfsprocessen hierdoor blijven vernieuwen.

Het was een groot voordeel dat de testcoördinator van CEPO ervaring had in de zorgsector, dit zorgde voor een nog betere aansluiting op de wensen van de eindgebruiker.

Wat doen we na Livegang?

Tijdens de inrichting van het nieuwe softwarepakket houdt de testcoördinator vooral het overzicht en begeleidt de organisatie. In de beheerfase worden gaandeweg de testcoördinatievaardigheden aan Abrona uitgelegd. Dit zorgt ervoor dat Abrona ook bij nieuwe releases van de softwareleverancier op gestructureerde manier kan blijven testen en dus de vruchten plukken vanuit de implementatie van het ECD.

Volgens de visie van CEPO is de tool van Abrona en kunnen zij er met een goede instructie straks zelf mee aan de slag. Deze visie en manier van werken maakt dat het “idee dat je met elkaar meer kunt bereiken”, niet alleen een idee blijft maar waarheid wordt!Links Michel van Nieuwstadt, rechts Robert Rietveld – Abrona

Abrona ondersteunt mensen met een verstandelijke beperking in en nabij de provincie Utrecht. Professionele en gedreven medewerkers en vrijwilligers zetten zich hiervoor dagelijks in. Abrona gelooft in een waardevolle plek in de samenleving voor mensen met een beperking. Met elkaar, voor elkaar.

CEPO is een klein ondernemend bedrijf, gevestigd in Gorinchem. Sinds de oprichting in 1997 heeft CEPO een leidende positie opgebouwd binnen de woningcorporatie- en zorgbranche: we zijn dé specialist in testen en acceptatie van IT. Klanten zien ons graag komen omdat wij hen in staat stellen grip te krijgen op hun ICT-projecten en –organisatie. Het is belangrijk om vast te stellen of een informatiesysteem werkt, maar nog belangrijk, dat er efficiënt en effectief mee te werken is (en blijft!). Uiteindelijk moet namelijk op twee vragen antwoord gegeven worden: ‘Werkt het?’ en ‘Kun je ermee werken’?

Auteurs: Petra Vendrig (Abrona) en Michel van Nieuwstadt (CEPO)

Muriël Nooder

Author Muriël Nooder

Muriël is Business & IT consultant bij CEPO. Meer informatie is terug te vinden op mijn LinkedIn profiel.

More posts by Muriël Nooder

Laat een reactie achter